21.04.2023
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Als langjähriger Partner betreut balisoft synaforce bei der Prozessoptimierung mithilfe von Content Management und Kollaboration auf der Basis von MS-Technologie. Die Lösungen kommen nicht nur den Kunden zugute, synaforce profitiert auch selbst intern in Form einer zentralen Plattform für Informationsaustausch, Organisation und Projektsteuerung.
Ziel des gemeinsamen Projekts von synaforce und baliosoft ist die sukzessive Digitalisierung der eigenen Arbeitsprozesse. Dabei kommen bs one: portal, bs one: workplace, bs one: directory und bs one: companion zum Einsatz. Die Plattform wurde zunächst aus Datenschutzgründen hybrid betrieben, am 15.11.2022 erfolgte der Go-Live für die Nutzung in der Cloud.
Der primäre Einsatz liegt dabei in der Strukturierung unstrukturierter Daten. Die Ablage von Informationen in komplexen Projekten führt oft dazu, dass Wesentliches unauffindbar ist. Synaforce wird daher als Unternehmen komplett in bs one abgebildet. Sobald alle Daten den Strukturen zugeordnet sind – ein Prozess, der kurz vor dem Abschluss steht – wird auf die Nutzung von Dateisystemen verzichtet. Parallel dazu erfolgt die Umstellung papierbasierter Prozesse auf bs one.
bs one: companion
Das interne synaforce Informationsportal steht aktuell nur Mitarbeitenden zur Verfügung. Es dient als Informationssystem, wobei Mitarbeitende dank bs one: companion in der App genau die für sie relevanten Informationen in einer eigenen Ansicht erhalten. Ob Aufgaben aus Kundenprojekten oder interne Aufträge: Dank digitalem Arbeitsplatz am Handy entfällt eine aufwändige Suche, jeder weiß, was zu tun ist, und ist immer auf dem neuesten Stand.
Kunden & Lieferanten profitieren
Geplant ist, das Portal in Richtung Kundenkommunikation weiterzuentwickeln. Ob für eigenständige Terminvereinbarungen, als Plattform für die Besucheranmeldung oder für Onboarding-Prozesse von Kunden – die bs one Module bieten zahlreiche Optionen, die Zusammenarbeit mit Kunden effizienter zu gestalten. In kleineren Projekten ist das bereits erfolgreich etabliert. So läuft die komplette Projektsteuerung mit Kunden und Lieferanten über bs one: workplace und soll in allen Projekten Standard werden.
Alle projektrelevanten Informationen auf einem Blick
Von der Anfrage der Interessenten über erste Termine, Kickoff-Meetings bis hin zur Angebotserstellung vergehen oft Monate. Angebotsanpassungen sind die Regel, weil sich durch Gespräche individuelle Anforderungen ergeben. Parallel zur Vertragserstellung durch Anwälte wird die Transitionsplanung durchgeführt. In dieser Zeit fallen Hunderte von Mails an, unzählige Dokumente werden ausgetauscht und verschiedenste Aufgaben sind zu erledigen. Bisher war es kaum möglich, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Durch bs one: portal und workplace stehen diese Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung.
Auch Projekte mit Lieferanten werden mit bs one abgewickelt. Ob Zertifizierungen, die Abwicklung von Störmeldungen oder Beschaffung von Fördergeldern, interne oder externe Projekte: Überall dort, wo Informationsaustausch unverzichtbar ist und viele Aufgaben anfallen, hat sich bs one bei synaforce erfolgreich etabliert.
